RPA

选择正确的业务流程以实现自动化的5个因素

在开始自动化之旅甚至是试点计划之前,我们建议您首先确定要自动化的正确业务流程。为此,您可以使用内部工具,也可以向经验丰富的RPA合作伙伴寻求帮助。无论哪种方式,您都应该记住符合自动化条件的流程是:手动和重复,基于规则,成熟且稳定,输入可读,异常率低,数量/频率高以及可衡量的节省。

Redwood Software对美国和英国的300位公司经理进行了一项调查,发现79%的企业表示自动化节省了时间,69%的企业认为“提高业务生产力”是自动化的主要优势,61%的企业表示自动化通常可以节省成本。

该数据支持以下观点:机器人流程自动化(RPA)可以极大地改善业务流程。尽管有些任务适合于机器人流程自动化,而有些则不适合。

第一步,应该将简单的任务自动化,而当公司已经熟悉RPA时,可以将更多的活动自动化。非标准化,可变的流程是对RPA功能极限的挑战。

RPA作为竞争优势

使用RPA自动化基于规则的任务比较适合,因为这是它的真正目的。RPA为公司提供了明显的竞争优势

  • 它提供了快速的投资回报:根据麦肯锡的说法,实施RPA的第一年收入显示了30-200%的增长。
  • 它促进了合规性:RPA最大限度地减少了人为错误(组织永无止境的合规问题的根源)。此外,软件机器人非常适合多源数据管理和报告生成。
  • 它提高了网络安全性:加密,RPA团队内部对数据的隔离访问,提供“零接触环境”,活动目录集成或管理警报,这只是RPA积极支持安全性的一些方式。
  • 它使数据管理更加有效:RPA可以弥合不同的旧数据处理系统之间的差距,并执行全面的数据分析。
  • 它使人们真正变得重要:员工不再需要执行无聊的,重复性的,单调的任务,因此他们有更大的灵活性和时间与客户互动并提供更高价值的客户服务。

考虑RPA的公司需要知道应该自动化哪种流程才能获得他们想要的结果。在本文中,我们将探讨五个最重要的因素,以帮助组织确定业务流程是否适合机器人流程自动化,以及如何利用这项技术来充分发挥其优势。

因素1:人类参与的程度

如果任务满足以下条件,则它们最适合自动化:

  • 随交易需求波动
  • 耗时
  • 要求员工高度重视细节并高度参与。

这些类型的活动可能包括数据输入和输出,订单/索赔处理以及将客户详细信息输入公司数据库。

在先前提到的Redwood Software的调查中,它指出“99%的组织仍将相当多的人事时间花费在重复的手动任务上,其中近四分之三(74%)的人花费了四分之一的时间。”

这些过程的自动化使它们可以更快,更准确地执行。以前使用大量时间检查和质量控制这些任务的员工现在可以腾出时间来将时间用于更复杂和重要的任务,例如与客户建立更牢固的关系。 

因素2:任务的复杂性

RPA可用于对那些更复杂的活动(例如欺诈识别或应付账款)执行非常简单的任务,例如数据复制和粘贴或键入。一个过程的复杂性取决于许多因素,例如所使用的系统数量,人员参与的数量或完成活动所需采取的步骤数量。

不幸的是,更复杂的任务更难以自动化,即使这样的自动化有可能为组织的业务运营带来更大的收益。可以通过花费大量时间和金钱来克服这一困难。但是,更好的方法是从自动化简单任务开始。

这使公司有时间实际掌握RPA软件的工作方式。然后,这些小型的 机器人流程自动化 成功案例就可以建立起来了,随着企业对软件的熟悉并可以更好地使用它来优化业务系统,企业可以引入更复杂任务的自动化。

因素3:需要执行的任务数

在各行各业中,如今的企业在特定的开放时间里运作较少,这意味着无论假期或周末如何,一天24小时都可以收到大量订单,查询和申诉。

当人类员工只能在办公室的正常工作时间内处理这些问题时,就会出现一个问题,导致工作积压。在这里,RPA系统确实是针对此类大批量任务的最有效技术,因为软件机器人可以一年四季每天工作。

无论是白天还是时间,借助RPA ,即使在办公时间以外,软件机器人也可以继续快速,准确地完成这些任务。

因素4:任务的可预测性

使用 RPA 自动化的最佳任务 是数据驱动的,并且可以通过规则进行标准化和控制的任务,从而每次都以一致的相似方式发生。 任何可变的业务活动,或每次执行时都需要一定程度的自定义的业务活动,都无法轻松地由软件机器人定义,因此不适用于机器人流程自动化。

挑选适合RPA的任务的一种好方法是确定任务是发生在前台还是后台。 诸如处理索赔,重复交易或自动开设帐户等任务是后台办公流程。 可以自动化前台任务,但是后台任务的事务性和重复性意味着它们更适合于 智能自动化

发生在前台的更复杂的活动通常涉及人的思维,判断力和决策的使用。 例如,营销活动通常更具可变性,因此很难对RPA软件进行定义。

因素5:外包难度

诸如金融服务业等受到严格监管的行业中的服务提供商需要遵守相关的业务守则。 将流程外包给BPO公司时,由于客户企业对代表其执行的流程的直接控制和参与程度要低得多,因此无需过多地检查维护合规性的情况。

RPA将控制权交还给组织,以便它可以在内部制定自己的业务流程,同时制定自己的合规程序。

仑动 RPA软件机器人 会将完成的任务保存到一个日志文件中,以便于访问和查看。 这种跟踪功能使员工能够分析异常的根本原因,创建运营数据报告,更轻松地遵守法规,并可以做出响应任何审计请求所需的记录。

满足每种业务需求的不同应用程序

虽然 机器人流程自动化 可以在任何公司,任何行业中成功使用 ,但该技术的应用将随每个组织的需求而有所不同。 与长期使用 机器人流程自动化的 用户希望进一步扩展和利用其现有的自动化系统 相比,迈向RPA的第一步的企业将具有不同的目标和动机 。

区域性公司可以寻求使用RPA升级其企业,而全球性组织可以使用RPA来获得更一致的法规遵从水平。

如上所述,尽管这些目标和动机截然不同,但适用于自动化的活动仍具有一些基本共同点。 这些共性标志着公司可以使用RPA成功地自动化完成的任务。

如果适当地使用了该技术, 则可以轻松利用 机器人流程自动化 来提高业务价值,节省成本并根据业务目标采取行动,从而使组织能够以更高的效率运行,从而创造更好的客户体验。